Denk aan een dienstverleningsovereenkomst, verzonnen voor dit voorbeeld, tussen een middelgroot bedrijf en een IT-leverancier. Die loopt twee jaar en wordt stilzwijgend verlengd, tenzij drie maanden voor de einddatum wordt opgezegd. De leverancier moet ieder kwartaal een servicerapport aanleveren. Elke wijziging in de scope boven een bepaald bedrag vraagt schriftelijke goedkeuring van de financieel directeur van de klant.
Over de overeenkomst is zorgvuldig onderhandeld, de juridische afdeling heeft de overeenkomst beoordeeld en ze is getekend. De pdf staat in het contractarchief. Tweeëntwintig maanden later is de opzegtermijn verstreken zonder dat iemand het merkte, zijn twee kwartaalrapporten nooit opgevraagd en is een scopewijziging per e-mail met de deliverymanager afgesproken. Niets daarvan kwam doordat het contract onduidelijk was. Het gebeurde omdat het contract na ondertekening niemands dagelijkse zorg meer was.
Waar de levenscyclus breekt
Contractwerk wordt vaak beschreven als een opeenvolging: opstellen, samenwerken tussen partijen, ondertekenen, uitvoeren en toezicht houden. De eerste drie fases krijgen meestal de meeste aandacht en de beste hulpmiddelen. Voor het opstellen zijn er templates en clausulebibliotheken, voor het samenwerken redlining en versiebeheer, voor het ondertekenen elektronische handtekeningen en audittrails.
De overdracht van ondertekening naar uitvoering is anders. Wie de overeenkomst heeft uitonderhandeld, is zelden degene die ernaar moet handelen. Juridisch gaat door naar het volgende contract, inkoop naar de volgende leverancier, sales naar de volgende klant. Verplichtingen die op papier helder waren, zitten nu in een document dat de verantwoordelijken misschien nooit openen. Toezicht hangt er vervolgens van af dat iemand weet welke verplichtingen er zijn, wie de eigenaar is en of eraan is voldaan.
Één verplichting onderzoeken
Een praktische manier om de gaten te vinden, is één verplichting te nemen en die te volgen. Neem de verlengingsclausule uit het voorbeeld.
Wat moet er gebeuren? Een besluit om te verlengen, opnieuw te onderhandelen of op te zeggen, en als het antwoord niet verlengen is, een schriftelijke opzegging aan de leverancier vóór de termijn verstrijkt.
Wie is eigenaar? Niet “het bedrijf”, maar een benoemde rol, bijvoorbeeld de budgethouder voor IT-diensten, met een vervanger als die persoon niet beschikbaar is.
Wat is de aanleiding om te handelen? Een datum: bijvoorbeeld vijf maanden voor het einde van de looptijd, zodat er tijd is voor evaluatie, gevolgd door een herinnering dichter bij de opzegtermijn.
Welke goedkeuring is nodig? De eigen regels van de organisatie kunnen vereisen dat de financieel directeur een verlenging boven een bepaald bedrag goedkeurt, of dat inkoop betrokken wordt voordat er opnieuw wordt onderhandeld.
Welk bewijs laat zien dat het is gebeurd? Een vastgelegd besluit en, waar van toepassing, een kopie van de verstuurde opzegging met bevestiging van ontvangst.
Hoe worden uitzonderingen afgehandeld? Als de eigenaar is vertrokken, de termijn is gemist of partijen het oneens zijn over de opzegtermijn, is er een vaste escalatieroute nodig, die vaak terugleidt naar juridisch.
Wie deze zes vragen voor één verplichting beantwoordt, ontdekt meestal meer dan bij een algemene beoordeling van contractmanagement. Het laat zien waar verantwoordelijkheid wordt aangenomen in plaats van toegewezen, en waar de organisatie op geheugen vertrouwt in plaats van op een proces.
Wat contract-as-code wel en niet kan betekenen
Het idee achter contract-as-code is om geselecteerde verplichtingen weer te geven als uitvoerbare workflowregels: de verlengingsclausule wordt een gedateerde taak met een eigenaar, een goedkeuringsstap en een registratie van afronding; de rapportageverplichting wordt een terugkerende controle of een rapport is ontvangen. Het doel is te verbinden wat het contract zegt met het werk dat erop moet volgen.
Het is belangrijk precies te zijn over de grenzen. Niet iedere clausule kan of moet mechanisch worden vertaald. Veel contractbepalingen hangen af van interpretatie, context of onderhandeling, en software bepaalt niet wat ze juridisch betekenen. De verstandige reikwijdte zijn verplichtingen die concreet zijn en terugkeren, met een heldere aanleiding en een waarneembare uitkomst. Welke verplichtingen dat zijn en hoe ze moeten worden gelezen, blijft aan de mensen die verantwoordelijk zijn voor het contract, juridisch inbegrepen.
Waar CrossContracts past
CrossContracts, een venture in ontwikkeling bij Xablu Venture Studio, onderzoekt hoe contractdocumentatie kan worden verbonden met operationele workflows, zodat verplichtingen na ondertekening zichtbaar blijven en een eigenaar houden. Het huidige werk richt zich op het valideren van het marktprobleem en het bepalen van de eerste toepassing die waardevol genoeg is om te bouwen. Koppelingen met bestaande contract-, inkoop-, finance- of workflowsystemen zijn beoogd en worden in die validatie meegenomen.
Is er in uw organisatie een terugkerende verplichting die na ondertekening haar eigenaar verliest? Kies er één uit, en we onderzoeken graag samen met u welke opvolging ze nodig heeft.
Bespreek een verplichting →